A ineficiência da Gestão de Prazos

Artigo de Ricardo Leite, consultor da Goldratt Consulting Brasil. Versão original em seu Linkedin.

 

Introdução

 

Quem não concorda que definir e cobrar prazos para atividades importantes e projetos dentro de uma empresa é essencial para gerenciá-los de maneira eficiente?

 

Outra verdade pouco questionada é que é essencial ser ágil nas entregas. É preciso ter uma resposta rápida no atendimento das demandas do negócio e executar projetos com a maior celeridade possível. Um baixo “time to market” é sem dúvida um diferencial competitivo crucial.

 

Contudo, na vida real, estas duas afirmações muito frequentemente conduzem a ações em direções opostas.

 

Me acompanhe na seguinte reflexão...

 

O Problema com a Gestão de Prazos

 

Em nossa vida profissional no mundo corporativo basicamente buscamos o sucesso através de reconhecimento de nossos pares, subordinados e principalmente de nossos superiores. Queremos sempre realizar boas entregas, dentro do prazo e de um padrão muito bom de qualidade. Atender e superar expectativas é uma obrigação que impomos a nós mesmos. Por esta razão procuramos garantir que a quantidade de trabalho que absorvemos e os seus respectivos prazos sejam adequados a capacidade (ou tempo, neste caso) que temos para lidar com ele.

 

Nós somos, como todos, engrenagens que estão constantemente envolvidos em projetos e iniciativas, formais ou não, dentro das empresas das quais somos recursos e eventualmente proprietários em algumas oportunidades. Então como elementos participantes e frequentemente responsáveis pela entrega de projetos e seus produtos estamos sob uma pressão constante em função dos compromissos assumidos pela nossa empresa ou diretoria. Mesmo dentro de uma estrutura de gestão de portfólio bem organizada onde a fila e as prioridades são bem definidas e respeitadas as contradições entre prazos e velocidade estão presentes.

 

Se você se encontra em um lugar onde existe uma quantidade de trabalho constantemente maior que a capacidade de lidar com ela e frequentemente os recursos precisam parar as atividades que estão sendo executadas devido a chegada de uma prioridade urgente, qual você acha que será sua resposta quando te fizerem uma pergunta do tipo: - “De quanto tempo você precisa para fazer isso?”. Você irá responder exatamente o tempo realmente necessário ou você carrega uma boa segurança na sua resposta colocando dentro deste prazo a quase certeza de que quando você estiver executando o trabalho acontecerão várias coisas que impossibilitarão ou no mínimo atrapalharão bastante o cumprimento do prazo?

 

Este é no fundo o grande dilema entre velocidade e gestão de prazos. Se você aloca dentro das suas atividades a segurança necessária para lidar com a variabilidade natural das atividades em projetos e a falta de sincronia entre a chegada do trabalho e a disponibilidade do recurso na verdade você só estará piorando a situação. As tarefas irão continuar sendo atrasadas e a segurança que os recursos colocaram individualmente dentro dos prazos não irá ajudar em nada na prática.

 

Não há nada pior que um ambiente multi-projetos do que a multitarefa. Trabalhar em várias coisas ao mesmo tempo naturalmente vai reduzir a velocidade de entrega de cada uma delas. A cada vez que você necessita interromper o fluxo de trabalho de um projeto para realizar uma outra atividade você estará contribuindo para que ele não seja entregue dentro da data planejada. 

 

Controle de prazos e de algumas datas intermediárias nos cronograma são instrumentos importantes para alinhamento e comunicação, contudo são simples ferramentas de gestão de projetos e não um fim em si mesmo. Devem sim ser utilizados, mas dentro de um contexto onde a realidade atual do ambiente e o volume de projetos e trabalho em aberto versus a produtividade e a capacidade instalada são variáveis consideradas.

 

O valor maior de uma empresa está relacionado a velocidade em que ela consegue mudar, evoluir, lançar novos produtos e melhorar seus produtos e serviços e não na capacidade que ela tem de controlar seus cronogramas e prazos. Pela natureza do trabalho em projetos e sua variabilidade intrínseca, tentar garantir comprometimento dos recursos em cima de compromissos e não estimativas que podem, e devem variar na execução é cruel e ineficiente. Existe uma maneira muito melhor de lidar com esta variabilidade sem abrir mão de um planejamento robusto dos projetos.

 

Uma proposta pouco ortodoxa

 

Considere montar um cronograma com os prazos realmente necessários para a execução das atividades e com a segurança unificada e compartilhada entre todos. Considere que a multitarefa esteja sob controle as prioridades sejam únicas e funcionem em sincronia em todo o ambiente. Considere que o fluxo de trabalho do projeto seja contínuo, e desde o dia do kick-off até o dia da entrega final ele não tenha parado e que todas as tarefas que iniciaram, terminaram sem interrupção. Imagine então qual seria a velocidade de entrega dos seus projetos comparada com a velocidade atual.

 

Há muitos paradigmas dentro das empresas relacionados a como gerenciar projetos e acredito que a maioria deles deve ser desafiados constantemente. Focar a gestão do projeto em controlar as datas de todas as atividades de um cronograma, no meu entender, não traz resultado prático para a empresa. Não melhora a efetividade da entrega de projetos, aumenta o stress das pessoas envolvidas e causa um ciclo negativo que é quanto mais os prazos atrasam, maior a pressão e o controle que se faz sobre eles e maior a segurança individual que os recursos colocam nas atividades, aumentando cada vez mais a multitarefa no ambiente.

 

A gestão de projetos proposta pela TOC (Theory of Constrains) endereça de maneira muito elegante estes problemas e traz consigo um solução que comprovadamente acelera significativamente a entrega de projetos.

 

Como ponto final para reflexão gostaria de citar um frase clássica em projetos:

 

“ Parkinson e Murphy estão vivos e muito bem – no seu projeto.”